Realisatie
Software op maat voor een installatiebedrijf
Samenvatting
In het kort.BDCO bouwde voor DMS Installatie uit Langdorp (Aarschot) een webportaal op maat dat de volledige werking van een installatiebedrijf centraliseert: planning, werkbonnen, offertes, klanten, bestellingen, keuringen, voorraad en het freonregister. Wat begon als een eenvoudige werkbonnenapp groeide, op basis van feedback van de eigenaars, uit tot het centrale systeem van het bedrijf. Het portaal bespaart de eigenaar 30 tot 60 minuten per dag, en techniekers winnen 5 tot 10 minuten per werkbon. Ook de opvolging van planning, werkbonnen, bestellingen en keuringen gaat een stuk eenvoudiger.
Vertrekpunt
Vóór het portaal werkte DMS met werkbonnen op papier. Daardoor werden werkbonnen geregeld vergeten of gewoon niet opgemaakt, en was er weinig overzicht.
Elke ochtend stuurde de eigenaar elke technieker handmatig een sms met het adres en de details van de job van die dag.
Aanpak
Het portaal is volledig afgestemd op hoe DMS werkt, in plaats van DMS te laten werken zoals een standaardpakket het voorschrijft.
Het portaal werkt op gsm en op de tablet die techniekers meekrijgen.
Onderdelen
Op gsm en tablet.Negen onderdelen die samen de dagelijkse werking van DMS dragen.
Beheerders plannen de volledige agenda van de techniekers, inclusief feestdagen en vrije dagen. Techniekers kunnen zelf afwezigheden inboeken of aanvragen, en zien hun afspraken een dag of een week vooraf.
Na een job opent de technieker de werkbon rechtstreeks vanuit de afspraak. Alle klantgegevens staan er al in, dus niets moet nog dubbel ingevoerd worden. De klant tekent digitaal ter plaatse.
In de werkbon maken techniekers algemene foto’s van de installatie, en daarnaast aparte foto’s in hoge resolutie van serienummers. Die zijn nodig voor garantieaanvragen en voor keuringen. De foto’s komen mee in de pdf van de werkbon, in de huisstijl van DMS.
De beheerder voert bestellingen in en volgt de status op: nog te bestellen, besteld, aangekomen, nog te factureren.
Een overzicht van welke installaties, zoals zonnepanelen of thuisbatterijen, nog een keuring nodig hebben.
Een actuele voorraadlijst van het materiaal.
Volgt de freonvoorraad intern op, en het register kan op elk moment afgedrukt worden.
Klanten worden automatisch bijgehouden, met een centrale to-dolijst voor het team.
Offertes opmaken en opvolgen in het portaal.
Resultaat
Wat het portaal oplevert.Tijdswinst voor de eigenaar
30 tot 60 minuten per dag
Goed voor zo’n 100 tot 200 uur per jaar.
30 tot 60 minuten tijdswinst per dag voor de eigenaar, goed voor zo’n 100 tot 200 uur per jaar.
Techniekers zien hun planning vooraf en winnen 5 tot 10 minuten per werkbon: de klantgegevens staan er al in, niets wordt nog dubbel ingevoerd en de klant tekent digitaal ter plaatse.
Alles staat centraal: werkbonnen, bestellingen en keuringen zijn veel makkelijker op te volgen, en vragen van klanten achteraf zijn snel na te kijken.
Serienummers zijn altijd scherp gedocumenteerd voor garantie en keuring.
Werkwijze
Klein begonnen, stap voor stap uitgebreid.Een app voor werk- en onderhoudsbonnen, met een agenda zodat techniekers weten waar ze moeten zijn.
Stap voor stap uitgebreid op basis van feedback van de eigenaars, met bestellingen, keuringen, voorraad, freonregister, klanten en to-do’s.
Als nieuwste onderdeel kwam er een offertesysteem bij.
Zo kwam er enkel bij wat DMS echt gebruikt.
Klantreview
Wat de klant zegt.Bart heeft voor ons een portaal ontwikkeld waarmee we onze planning eenvoudig en overzichtelijk kunnen beheren. Alles werkt vlot en is volledig afgestemd op wat wij nodig hebben binnen ons bedrijf. De samenwerking verliep heel aangenaam. Bart denkt mee, luistert naar onze wensen en zorgt voor een praktische oplossing. Heel tevreden met het resultaat en zeker een aanrader! Bedankt Bart!
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord.De eerste versie van het DMS-portaal stond er na ongeveer anderhalve maand. Daarna groeide het mee met het bedrijf.
Ja, techniekers gebruiken het op beide, ook voor digitale handtekeningen ter plaatse.
Contact
Vertel waar jouw team vandaag tijd verliest, met werkbonnen, planning of bestellingen. Samen bekijken we welk portaal daarbij past.