Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Bart Dewaersegger, handelend onder de handelsnaam BDCO, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Verder spreken we van "BDCO" of "we".

Dit privacybeleid gaat over de gegevens die we verwerken voor onze eigen website en onze eigen bedrijfsactiviteiten. Verwerken we persoonsgegevens in opdracht van een klant, bijvoorbeeld in een website of toepassing die we voor die klant beheren, dan is die klant verantwoordelijk en gelden de afspraken uit onze verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens verwerken we?

• Gegevens die je zelf doorgeeft via het contactformulier: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam (optioneel), de dienst(en) die je aanduidt (optioneel) en je bericht. Je aanvraag wordt per e-mail aan ons bezorgd.
• Gegevens die je ons per e-mail, telefoon of via sociale media bezorgt, en de berichten die we daarna met je uitwisselen.
• Klant- en facturatiegegevens wanneer je klant wordt: contactgegevens, ondernemings- en btw-gegevens, leveringsgegevens en de gegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren en te factureren. Werk je voor een klant, dan kunnen we je contactgegevens ook van die onderneming krijgen, bijvoorbeeld wanneer je als contactpersoon voor een opdracht wordt opgegeven.
• Gegevens van leveranciers en freelancers met wie we samenwerken: contact-, ondernemings- en facturatiegegevens en de communicatie over de samenwerking.
• Technische gegevens die bij elk bezoek nodig zijn om de website te tonen en te beveiligen, zoals je IP-adres, browsertype, het tijdstip en de opgevraagde pagina. Je IP-adres wordt ook gebruikt om misbruik van de website en het contactformulier te voorkomen.

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens, en op welke grond?

• Om je vraag te beantwoorden en, als je dat vraagt, een offerte op te maken. Grond: de stappen die je vóór een mogelijke overeenkomst vraagt (art. 6.1.b AVG). Neem je contact op namens een onderneming of organisatie, dan steunen we op ons gerechtvaardigd belang om vragen van (mogelijke) klanten te beantwoorden (art. 6.1.f AVG).
• Om een opdracht uit te voeren, te leveren en te factureren. Grond: de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Voor contactpersonen van een klant die zelf geen partij zijn bij de overeenkomst: ons gerechtvaardigd belang om de opdracht goed op te volgen (art. 6.1.f AVG).
• Om samen te werken met leveranciers en freelancers. Grond: de uitvoering van de overeenkomst met hen (art. 6.1.b AVG) of, voor hun contactpersonen, ons gerechtvaardigd belang bij een goede samenwerking (art. 6.1.f AVG).
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de boekhoudkundige en fiscale bewaarplicht. Grond: een wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
• Om de website te leveren en te beveiligen, onder meer tegen spam en misbruik van het contactformulier. Grond: ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende en veilige website (art. 6.1.f AVG).
• Om onze rechten te kunnen aantonen of verdedigen bij een vraag of geschil over een opdracht. Grond: ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).

4. Ben je verplicht gegevens te geven?

Nee. Je bent niet verplicht om via de website persoonsgegevens aan BDCO te bezorgen. Het contactformulier vraagt je naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht, omdat we je anders niet goed kunnen antwoorden. Wil je die gegevens niet via het formulier geven, dan kan je ons ook mailen of bellen. Zijn bepaalde gegevens nodig om een offerte op te maken, een overeenkomst aan te gaan of een opdracht uit te voeren, dan kunnen we zonder die gegevens mogelijk geen gevolg geven aan je vraag of opdracht. Word je klant, dan zijn sommige gegevens ook wettelijk verplicht voor de facturatie.

5. Hoelang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig:

• Contactaanvragen die niet tot een samenwerking leiden: maximaal 2 jaar na ons laatste contact.
• Gewone klant-, leveranciers-, communicatie- en projectgegevens: tijdens de samenwerking, en daarna zolang dat nodig is voor de opvolging van de opdracht, vragen over herstel, bewijs en de afhandeling van mogelijke geschillen, uiterlijk tot de toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen verstreken zijn.
• Facturen en de boekhoudkundige en fiscale stukken die we wettelijk moeten bewaren: 10 jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de factuurdatum of na de afsluiting van het boekjaar, zoals de Belgische wetgeving voorschrijft. Die termijn geldt enkel voor deze stukken, niet voor alle klantgegevens.
• Technische gegevens bij onze hostingpartij: kort, volgens de standaardtermijnen van die dienstverlener, waarna ze automatisch worden verwijderd.
• Verzendgegevens bij de e-maildienst van het contactformulier: zolang die dienst ze nodig heeft voor de aflevering en technische opvolging van de berichten.

6. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens niet. We delen ze enkel voor zover dat nodig is, met:

• hosting- en infrastructuurdienstverleners die de website leveren en het contactformulier verwerken;
• e-maildienstverleners die berichten verzenden en waar we je berichten ontvangen en beantwoorden;
• IT- en softwaredienstverleners die we voor onze bedrijfsvoering gebruiken, zoals voor opslag, planning en ondersteunende software, waaronder AI-ondersteunde hulpmiddelen;
• freelancers en onderaannemers die aan een opdracht meewerken, voor zover zij die gegevens voor hun werk nodig hebben;
• drukkerijen en vervoerders, wanneer we drukwerk laten produceren en leveren;
• onze boekhouder en boekhoudsoftware, voor facturatie en boekhouding;
• overheidsdiensten, zoals de belastingadministratie, wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Deze dienstverleners mogen je gegevens alleen gebruiken voor de opdracht die wij hen geven. Wil je weten aan welke concrete ontvangers we jouw gegevens hebben bezorgd, vraag het ons dan (zie hoofdstuk 11).

7. Worden je gegevens buiten Europa verwerkt?

Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of kunnen gegevens daar verwerken. Gebeurt dat, dan steunt die doorgifte op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betrokken land of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie of beschrijving van de toepasselijke waarborg kan je bij ons opvragen.

Meer over adequaatheidsbesluiten lees je op de website van de Europese Commissie.

8. Beveiliging

BDCO neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik en ongeoorloofde wijziging. Zo verloopt de verbinding met de website altijd beveiligd (https). Geen enkele technische omgeving kan echter absolute veiligheid garanderen.

Om misbruik van het contactformulier te voorkomen, gebruiken we technische maatregelen tegen spam en misbruik. Komt je bericht daardoor niet aan, dan kan je ons altijd rechtstreeks mailen of bellen.

9. Cookies en Google Analytics

De website plaatst zelf geen cookies. Je cookiekeuze bewaren we in de lokale opslag van je eigen browser; die keuze wordt niet naar ons verstuurd.

De website is voorbereid op het gebruik van Google Analytics, maar die dienst is momenteel nog niet ingeschakeld. Zolang dat zo is, worden via Google Analytics geen gegevens verzameld. Wordt de dienst ingeschakeld, dan wordt hij pas geladen nadat je toestemming hebt gegeven voor analytische cookies. Meer over cookies lees je in ons cookiebeleid.

10. Sociale media

BDCO heeft pagina's op Facebook, Instagram, LinkedIn en TikTok. Bezoek je die pagina's of stuur je ons daar een bericht, dan verwerkt het platform je gegevens volgens zijn eigen privacybeleid. Voor de paginastatistieken die het platform ons geeft, kunnen we samen met dat platform verantwoordelijk zijn. Je kan je rechten in dat geval ook rechtstreeks bij het platform uitoefenen. Berichten die je ons via sociale media stuurt, behandelen we zoals berichten per e-mail.

11. Je rechten

Afhankelijk van de verwerking en de grond waarop die steunt, heb je de volgende rechten:

• Inzage: vragen welke gegevens we van je verwerken, aan wie we ze hebben bezorgd, en er een kopie van krijgen.
• Verbetering: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering: je gegevens laten wissen, bijvoorbeeld wanneer we ze niet meer nodig hebben.
• Beperking: vragen dat we je gegevens tijdelijk niet verder gebruiken, bijvoorbeeld terwijl we nakijken of ze juist zijn.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang steunt.
• Overdraagbaarheid: gegevens die je zelf hebt gegeven en die we op basis van een overeenkomst of je toestemming geautomatiseerd verwerken, in een gangbaar formaat ontvangen of laten doorsturen.
• Toestemming intrekken: steunt een verwerking op je toestemming, dan kan je die altijd intrekken. Dat verandert niets aan de verwerking van vóór de intrekking.

Sommige gegevens kunnen we niet meteen verwijderen, bijvoorbeeld facturen die we wettelijk moeten bewaren, of gegevens die we nodig hebben om onze rechten bij een geschil te verdedigen.

Je kan je rechten uitoefenen via info@bdco.be, het contactformulier of telefonisch op +32 485 41 44 11. We antwoorden in principe binnen een maand. Twijfelen we of een vraag echt van jou komt, dan kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.

12. Een klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten. Je kan ook altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be), via hun klachtenpagina.

13. Geautomatiseerde beslissingen

BDCO neemt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde beslissingen die rechtsgevolgen voor je hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

14. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze werkwijze of de regelgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van laatste wijziging.